Секреты создания удачного ивента

Несмотря на богатые возможности Интернета, «живые» мероприятия по-прежнему актуальны — выставки, конференции, круглые столы, форумы, ретриты и еще десяток видов популярных ивентов. Правильно проведенный ивент выгоден во всех отношениях — с финансовой, рекламной, имиджевой точек зрения — и выгоден не только организаторам, но и участникам. Лиля Ким и Кирилл Сухомел стали ивентерами внезапно, почти случайно, и они расскажут для «Навики», как им, дебютантам, удалось с первого раза добиться успеха без ошибок и провалов.

В июле 2017 года Лиля Ким и Андрей Курпатов провели первый ретрит для сторителлеров (всех, чьим профессиональным инструментом является история) в Интеллектуальном кластере «Игры разума» (г. Санкт-Петербург). Идею подали читатели блога Лили Ким, и событие имело такой оглушительный успех, что его сразу потребовали повторить. Тема о том, как наш мозг воспринимает истории и как рассказывать так, чтобы цепляло, оказалась актуальной для сотен людей. Стали поступать заявки из других городов и стран на проведение аналогичных ивентов разного формата — и открытых, и закрытых, корпоративных.

Лиля Ким и Кирилл Сухомел

Лиля Ким — писатель, сценарист, основатель Storytellers Club  — сообщества людей, чьим профессиональным инструментом является история, которое всего за год объединило более 3000 участников из 15 стран.

Кирилл Сухомел — линейный продюсер Storytellers Club, бессменный организатор событий клуба.  

Как все начиналось…

Лиля Ким: Мы сами больше всех удивились такому успеху. Я клянусь, никто этого не планировал и ничего не делал специально. У нас не было никакого стратегического плана, мы не собирались делать это регулярным, мы ничего не знали про воронки, даже видео с ивента продавать не собирались. Я вообще хотела только одного — классно провести время со своими читателями. Чтобы все, кто решил уделить мне два дня своей жизни, получили бы максимум пользы и фана, какой я только смогу предоставить.

Ни мне, ни Андрею Владимировичу не приходила в голову идея, что даже самый уникальный контент на тему «Когнитивная наука — сторителлингу», о том, как наш мозг воспринимает и создает истории, способен увлечь столько людей на два дня. И даже если мы сами от этой темы в бешеном восторге и нам только дай об этом поговорить, то нормальным людям надо предложить что-то еще. Например, развиртуализацию ленты «Фейсбука», тусовку, танцы, много новых полезных знакомств. Перекрестное опыление, когда люди из разных сфер могут посмотреть на вещи под другим углом и создать команду с близкими по духу и взаимодополняющими людьми.

Кирилл Сухомел: Опыта организации мероприятий подобного масштаба у меня тогда еще не было, все приходилось понимать методом проб и ошибок, благо их было немного, и конечный потребитель о них никогда не узнает. За две недели до первого ивента у меня уволилась помощница, и я почти все делал один, но, несмотря на это, мы получили много позитивных отзывов об организации.

Про контент

Лиля Ким: Полагаю, у нас была уникальная ситуация, когда читатели моего блога, с одной стороны, просто дали нам полный карт-бланш, а с другой — я к этому моменту достаточно хорошо их знала. Что они любят, что им интересно, какие темы их интересуют больше, чем другие, что им кажется смешным и т. д. Поскольку мы знали людей, которые к нам придут, то была возможность все сделать максимально для них. Предельно нишевым.

И мы с Андреем Владимировичем решили поговорить на свою любимую тему — что сторителлинг возник в процессе эволюции как инструмент для мониторинга, предсказывания и управления поведением членов своей стаи. Поэтому нам инстинктивно так интересно, кто чего хочет, зачем, почему и что будет, если он это получит или не получит. Мы много лет об этом говорили дома между собой, находя бесконечное множество параллелей между сторителлингом и психотерапией. Почему наш мозг все превращает в историю и как можно менять жизнь человека, влияя на его внутренний нарратив. Просто переозначив что-то внутри нарратива, можно одним этим изменить восприятие, отношение, алгоритм принятия решений.

Сюрпризом стало то, что набор навыков телевизионного сценариста, когда ты должен уметь конструировать драматургические движки, выстраивать длинные арки, привлекать и удерживать внимание людей, при этом сохранять самого себя в постоянно звонком, творческом состоянии, потому что у тебя задача выдавать контент стабильно хорошего качества на очень длинных дистанциях, работать по заданию, соблюдая формат канала и дедлайны, вдруг оказался очень ценным для смежных и совершенно новых видов бизнеса.

Мне лично неинтересно повторять одну и ту же программу несколько раз, поэтому я постоянно делаю разные, ориентируясь на запрос. Люди говорят, что им понравилось, о чем бы они хотели узнать подробнее, — я это соединяю с тем, что в данный момент для меня актуально, что я все равно изучаю. И получается каждый раз что-то новое. Поскольку я живу и работаю в Америке, у меня есть возможность рассказывать об актуальных трендах, о том, что придет в Россию через год-два, и можно заранее подготовиться, подумать, как тот или иной тренд использовать себе на благо в своей реальности.

Как все планировалось

Лиля Ким: Когда у меня спросили, как и что делать, я сказала: думайте, как сделать так, чтобы человек не пожалел о своем приезде, чтобы он получил больше, чем ожидал. Давайте вспомним все подобные ивенты, которые посещали мы сами. Вспомним все, что нам там не нравилось, все, что можно было сделать лучше, круче, красивее, заботливее, — и сделаем так, как если бы мы делали идеальный образовательный ивент для себя. По бюджету мой наказ был как в анекдоте: «Евреи, не жалейте заварки».

Кирилл Сухомел: Задача заработать никогда для нас не была первоочередной, и поэтому экономить почти не приходилось. Мы делали качественные раздаточные материалы, покупали и брендировали ленты для бейджей, ручки, блокноты, а сами бейджи делали из плотной бумаги с матовой ламинацией. Людям хотелось их носить и не выбрасывать после мероприятия, а хранить как память о событии. Качественные раздаточные материалы очень важны, они тоже маркетинговый инструмент, это дополнительные точки соприкосновения с людьми извне.

Людям нравится дизайн нашей фирменной полиграфии, они выкладывают фотографии в социальные сети. Я придерживаюсь мнения, что ни в коем случае нельзя экономить на качестве производимого продукта, будь то видеолекция или ручка. Конечно, всегда хочется потратить меньше, но снижения цены лучше добиваться тщательным поиском подрядчиков, переговорами, партнерскими договоренностями, а не использованием менее качественных и дешевых материалов и оборудования.

Как создать комьюнити

Лиля Ким: Главную роль в этом внезапном, никак не запланированном и абсолютно неожиданном успехе играет комьюнити. На каждом ивенте кто-то восклицает: «Это же моя ожившая лента “Фейсбука”! Все, кого я читаю, — вживую!» Как это получилось? Я не выношу токсичности в среде, поэтому в моем блоге есть премодерация. Цифры не имели значения — только мое ощущение, что я могу в любой момент своей тяжелейшей адаптации в Америке сделать паузу — зайти в свой блог. И это будет как из пыльного пекла в комнату с приятно журчащими фонтанами, идеальным кондиционером и полным ассортиментом освежающих напитков.

Поэтому я два года просто беспощадно банила всех, кто пытался эту приятную атмосферу моей личной утопии, маленького Телемского аббатства нарушить. И моя политика дала неожиданный эффект. Как часто говорят участники: «Обычно я ничего не комментирую в Интернете, потому что иногда бывает, что пост нормальный, автор приятный, а в комментарии заглянешь — там такой ад! А тут вдруг я увидел(а), что обсуждения не просто вменяемые, а что хочется на каждого комментатора подписаться потом».

Я считаю, что у нас все так «выстрелило», потому что многим участникам комьюнити хотелось встретиться, подружиться, начать что-то совместно делать в реале. Ретриты стали не только «началом прекрасной дружбы» для многих, но и своего рода бизнес-акселераторами. Потому что на последний некоторые приезжали не только ради «Когнитивной науки — сторителлингу», вечеринок и тусовки, но со вполне конкретными деловыми предложениями для других участников.

Кирилл Сухомел: У Лили очень хорошая аудитория. Когда она собирается в одном месте, то праздник получается сам собой. Во время этого позитивного и бесконечного нетворкинга моя задача — делать так, чтобы людей ничего не отвлекало от учебы и общения. Когда мероприятия проходят в Интеллектуальном кластере «Игры разума», мы разрабатываем специальное меню на время ретрита, чтобы гости максимально быстро получали свои заказы и успевали прийти к началу лекции. Как мне кажется, я не делаю чего-то особенного, кроме того, что просто проявляю заботу об участниках мероприятия. Спустя шесть организованных встреч с Лилей многих людей я уже знаю лично, и мы успели подружиться.

По атмосфере ретриты напоминают встречи выпускников, только все успешные и действительно соскучившиеся друг по другу люди, у которых нет конфликтов в прошлом. Мы даже совместно с участниками составляли музыкальные вишлисты и нанимали диджея. Наличие фотографов, видеооператоров, пресс-вола, хорошего освещения, закусок и шампанского вообще не обсуждается. С шампанским, кстати, у нас всегда особенные истории, оно периодически неожиданно появляется — и нетворкинг начинает играть новыми красками.

Лиля Ким: У Кирилла всегда наготове ящик шампанского.