Как разбогатеть
благодаря вашим знаниям
Регистрация

10 советов по организации тренинга

Просмотров: 92478

 

Каким бы хорошим ни был контент тренинга, участники вряд ли вернутся к вам, если организация мероприятия подкачает. Мое любимое во всем процессе — это как раз организация. Как все продумать и сделать заранее так, чтобы без стресса и геройств быть «на коне».

1. Составьте план действий

В нем должно быть несколько долгосрочных блоков по времени, что необходимо сделать и контролировать. От недели до месяца. Начиная со дня начала подготовки продаж мероприятия и заканчивая днем сразу после мероприятия.

2. Выберите и арендуйте помещение (площадку) для проведения тренинга

Это обязательно надо сделать заранее и оформить соответствующий договор. Пример сервисов для поиска площадок: SpeedRent (www.speedrent.ru/), «Самопознание» (samopoznanie.ru), «Все тренинги» (vsetreningi.ru), «Фейсбук» (группа «Ищу площадку») и т.д.

3. Учитывайте расположение и обустройство площадки

Насколько она близко/далеко от метро, какая там атмосфера, температура, освещение и вентиляция. Количество и состояние туалетов. Дополнительная инфраструктура. Душное помещение очень сильно уменьшает восприятие информации.

Там обязательно должны быть окна и не должно быть колонн (объективно уменьшает вместимость). Форма желательно квадратная. Вход в помещение не должен быть рядом с тренером. И обратите внимание на акустику, потому что при плохой акустике тренера могут не услышать.

4. Продумайте или организуйте обеды для участников тренинга

Возможно организовать доставку готовой еды или проинформировать участников о ближайших кафе, где они смогут поесть во время перерыва. Когда количество участников было более 80, то я лично шла и договаривалась с ближайшими ресторанами об условиях, чтобы они рассчитывали нагрузку на кухню, и распечатывала меню, чтобы сделать персонализированные заказы задолго до обеда. Таким образом, нам удавалось держать тайминг события.

5. Составьте чек-лист, в котором будет прописано все необходимое для проведения тренинга

Оборудование, канцелярия, все для кофебрейков и т.п. Также учитывайте, какой может понадобиться персонал и что нужно для тренера. Составив один раз для себя такой чек-лист, в будущем вы упростите себе подготовку к мероприятиям и сможете поручать ее помощникам. У меня в работе каждый раз четыре чек-листа, и благодаря этому практически не было накладок. 

6. Запланируйте все, что должно произойти в день тренинга

Отправьте сообщения-напоминания участникам примерно за полтора часа до начала (по СМС и почте) с напоминанием, адресом и контактами. Также отправьте сообщения всей команде.

Подготовьте площадку по инструкции: проветрите ее, проверьте, чтобы был свет, что работает проектор, решите вопрос с обедами, если их нужно будет заказывать. Чем больше людей, тем всегда сложнее все организовать.

7. Помните, что в основном вся работа делается утром в день тренинга

Самый плотный график — это утренний. Будьте к этому готовы, выспитесь, используйте чек-листы (примеры в конце книги), чтобы не изобретать каждый раз велосипед. Откройте дополнительные линии на входящем телефоне, чтобы помогать участникам добраться.  Поставьте указатели и таблички. В идеале за полчаса до регистрации вся команда должна спокойно пить кофе и шутить, а не бегать в мыле. 

8. Обеспечьте доставку спикера заранее

Например, закажите ему такси, разбудите его и убедитесь, что все в порядке. Зарегистрируйте всех участников. Запишите их, примите оплаты и доплаты, если это необходимо.

9. Завершите тренинг вручением дипломов, сертификатов

Подготовьте и распечатайте их заранее. Будьте внимательны, проверьте правильность написания имен и фамилий участников. Соберите отзывы или запишите короткие видео с отзывами участников. Сделайте фотографии мероприятия.

10. Просчитайте риски и подготовьтесь к ним

Тройная перестраховка — самый главный совет по организации тренинга.

Уделив внимание составлению чек-листов и следуя им, вы избавите себя от лишней головной боли в день мероприятия и снизите риск того, что что-то пойдет не по плану.

 

Эта статья — отрывок из книги Веры Земсковой «100 советов от продюсера. Организация тренинга». Читайте наше саммари и избранные цитаты здесь.