10 советов по организации тренинга
Каким бы хорошим ни был контент тренинга, участники вряд ли вернутся к вам, если организация мероприятия подкачает. Мое любимое во всем процессе — это как раз организация. Как все продумать и сделать заранее так, чтобы без стресса и геройств быть «на коне».
1. Составьте план действий
В нем должно быть несколько долгосрочных блоков по времени, что необходимо сделать и контролировать. От недели до месяца. Начиная со дня начала подготовки продаж мероприятия и заканчивая днем сразу после мероприятия.
2. Выберите и арендуйте помещение (площадку) для проведения тренинга
Это обязательно надо сделать заранее и оформить соответствующий договор. Пример сервисов для поиска площадок: SpeedRent (www.speedrent.ru/), «Самопознание» (samopoznanie.ru), «Все тренинги» (vsetreningi.ru), «Фейсбук» (группа «Ищу площадку») и т.д.
3. Учитывайте расположение и обустройство площадки
Насколько она близко/далеко от метро, какая там атмосфера, температура, освещение и вентиляция. Количество и состояние туалетов. Дополнительная инфраструктура. Душное помещение очень сильно уменьшает восприятие информации.
Там обязательно должны быть окна и не должно быть колонн (объективно уменьшает вместимость). Форма желательно квадратная. Вход в помещение не должен быть рядом с тренером. И обратите внимание на акустику, потому что при плохой акустике тренера могут не услышать.
4. Продумайте или организуйте обеды для участников тренинга
Возможно организовать доставку готовой еды или проинформировать участников о ближайших кафе, где они смогут поесть во время перерыва. Когда количество участников было более 80, то я лично шла и договаривалась с ближайшими ресторанами об условиях, чтобы они рассчитывали нагрузку на кухню, и распечатывала меню, чтобы сделать персонализированные заказы задолго до обеда. Таким образом, нам удавалось держать тайминг события.
5. Составьте чек-лист, в котором будет прописано все необходимое для проведения тренинга
Оборудование, канцелярия, все для кофебрейков и т.п. Также учитывайте, какой может понадобиться персонал и что нужно для тренера. Составив один раз для себя такой чек-лист, в будущем вы упростите себе подготовку к мероприятиям и сможете поручать ее помощникам. У меня в работе каждый раз четыре чек-листа, и благодаря этому практически не было накладок.
6. Запланируйте все, что должно произойти в день тренинга
Отправьте сообщения-напоминания участникам примерно за полтора часа до начала (по СМС и почте) с напоминанием, адресом и контактами. Также отправьте сообщения всей команде.
Подготовьте площадку по инструкции: проветрите ее, проверьте, чтобы был свет, что работает проектор, решите вопрос с обедами, если их нужно будет заказывать. Чем больше людей, тем всегда сложнее все организовать.
7. Помните, что в основном вся работа делается утром в день тренинга
Самый плотный график — это утренний. Будьте к этому готовы, выспитесь, используйте чек-листы (примеры в конце книги), чтобы не изобретать каждый раз велосипед. Откройте дополнительные линии на входящем телефоне, чтобы помогать участникам добраться. Поставьте указатели и таблички. В идеале за полчаса до регистрации вся команда должна спокойно пить кофе и шутить, а не бегать в мыле.
8. Обеспечьте доставку спикера заранее
Например, закажите ему такси, разбудите его и убедитесь, что все в порядке. Зарегистрируйте всех участников. Запишите их, примите оплаты и доплаты, если это необходимо.
9. Завершите тренинг вручением дипломов, сертификатов
Подготовьте и распечатайте их заранее. Будьте внимательны, проверьте правильность написания имен и фамилий участников. Соберите отзывы или запишите короткие видео с отзывами участников. Сделайте фотографии мероприятия.
10. Просчитайте риски и подготовьтесь к ним
Тройная перестраховка — самый главный совет по организации тренинга.
Уделив внимание составлению чек-листов и следуя им, вы избавите себя от лишней головной боли в день мероприятия и снизите риск того, что что-то пойдет не по плану.
Эта статья — отрывок из книги Веры Земсковой «100 советов от продюсера. Организация тренинга». Читайте наше саммари и избранные цитаты здесь.